Obecné podmínky spolupráce

1.1 Rozsah poskytovaných služeb se určuje dohodou mezi poradcem a klientem. Dohoda může být uzavřena písemně, elektronicky nebo ústně, pokud právní předpis nebo povaha konkrétního úkonu nevyžaduje jinou formu.

1.2 Konkrétní rozsah spolupráce může vyplývat zejména z nabídky, e-mailové komunikace, vstupního formuláře, objednávky, plné moci nebo jiné dohody mezi klientem a poradcem.

1.3 Tyto podmínky se stávají součástí dohody, pokud je poradce klientovi při sjednání nebo změně spolupráce zpřístupní nebo na ně odkáže a klient dohodu za těchto podmínek přijme. Individuální dohoda mezi poradcem a klientem má před těmito podmínkami přednost.

1.4 Poradce poskytuje služby pouze v rozsahu, který byl s klientem sjednán. Samotné převzetí dokumentu, informace nebo přístupu k podkladům neznamená převzetí odpovědnosti za všechny záležitosti, které s nimi mohou souviset.

1.5 Zpracování daňového tvrzení samo o sobě nezahrnuje jeho podání ani zastupování klienta před orgány veřejné moci, není-li takový postup součástí dohody.

2.1 Klient poskytuje poradci informace a podklady potřebné pro sjednané služby pravdivě, úplně, přehledně a včas. O skutečnostech, které mohou mít význam pro zpracování agendy, informuje poradce bez zbytečného odkladu, i pokud o ně nebyl výslovně požádán.

2.2 Při dlouhodobé spolupráci se podklady předávají průběžně, zpravidla v pravidelných intervalech podle povahy agendy. Jiný režim, například jednorázové předání podkladů za delší období, může být dohodnut podle rozsahu a charakteru poskytovaných služeb.

2.3 Podklady se předávají přednostně v elektronické podobě prostřednictvím dohodnutého sdíleného úložiště nebo jiným dohodnutým způsobem. Klient dbá na to, aby byly předané dokumenty čitelné, úplné a v podobě umožňující jejich běžné zpracování.

2.4 Používá-li klient vlastní sdílené úložiště, odpovídá za to, že poradce má po dobu spolupráce potřebný přístup. Poradce sleduje pouze složky nebo jiná místa, která byla pro předávání podkladů dohodnuta.

2.5 Podklad se považuje za předaný tehdy, kdy je poradci skutečně dostupný v dohodnutém místě a v podobě umožňující jeho zpracování. Samotné uložení dokumentu mimo dohodnuté místo nebo bez potřebného přístupového oprávnění se za jeho předání nepovažuje.

2.6 Pokud jsou podklady neúplné, nejasné nebo vzájemně rozporné, může poradce požádat o jejich doplnění nebo vysvětlení. Do jejich doplnění může být zpracování příslušné části agendy odloženo.

2.7 Poradce vychází při zpracování z informací a podkladů poskytnutých klientem. Provádí odborné a kontrolní postupy odpovídající sjednanému rozsahu služby, není však povinen ověřovat pravost každého dokumentu nebo samostatně zjišťovat skutečnosti, které mu klient nesdělil, pokud k tomu není zvláštní důvod nebo dohoda.

2.8 Pokud klient předá podklady opožděně, neúplně nebo v podobě vyžadující mimořádné dopracování, může dojít k posunu zpracování nebo k účtování práce nad rámec běžné spolupráce.

2.9 Dodržení termínu je podmíněno tím, že poradce obdrží potřebné podklady a součinnost v dostatečném předstihu. Za prodlení způsobené opožděným nebo neúplným předáním podkladů klientem poradce neodpovídá.

3.1 Služby jsou poskytovány především elektronicky a distančně, není-li podle povahy věci vhodný nebo dohodnut jiný způsob.

3.2 Na zpracování jednotlivých částí agendy se mohou podílet zaměstnanci nebo spolupracovníci poradce v rozsahu odpovídajícím jejich pracovnímu zařazení, odbornosti a pověření. Odbornou odpovědnost za daňové poradenství nese poradce v rozsahu stanoveném právními předpisy.

3.3 Při poskytování služeb mohou být využívány účetní, mzdové, dokumentové, komunikační a další informační systémy a technické prostředky. Pravidla pro cloudové služby, automatizaci a systémy umělé inteligence upravuje článek 7 těchto podmínek.

3.4 Poradce při zpracování vychází z platných právních předpisů, dostupných podkladů a informací známých v době poskytnutí služby. Pozdější změna právních předpisů, judikatury, správní praxe nebo jiných rozhodných okolností může vyžadovat nové posouzení dříve řešené záležitosti.

4.1 Výše nebo způsob určení odměny se sjednává individuálně podle rozsahu a povahy spolupráce. Odměna může být stanovena zejména jako pravidelný paušál, pevná cena za konkrétní úkon, časová odměna nebo jejich kombinace.

4.2 Je-li sjednána pravidelná paušální odměna, zahrnuje běžné činnosti odpovídající dohodnutému rozsahu spolupráce. Paušál nezahrnuje práce, které svým rozsahem, povahou nebo četností přesahují běžnou agendu, není-li dohodnuto jinak.

4.3 Za práce nad rámec běžné spolupráce se mohou považovat zejména mimořádné konzultace, rozsáhlejší rozbory, rekonstrukce nebo opravy starších období, řešení nestandardních případů, mimořádné úkony související s kontrolami, řízeními nebo jiným jednáním před orgány veřejné moci, dodatečné zpracování neúplných nebo neuspořádaných podkladů a jiné práce, které nebyly zahrnuty do běžného rozsahu služby.

4.4 Pokud je to vzhledem k okolnostem možné, poradce klienta před zahájením práce nad rámec běžné spolupráce informuje o předpokládaném rozsahu a způsobu jejího ocenění.

4.5 Pokud se rozsah nebo náročnost dlouhodobě poskytovaných služeb významně změní, mohou se poradce a klient dohodnout na odpovídající úpravě pravidelné odměny.

4.6 Náklady třetích osob a jiné mimořádné výdaje spojené s plněním požadavku klienta, například správní poplatky, znalecké posudky, překlady nebo jiné externí služby, nejsou součástí odměny, pokud nebylo dohodnuto jinak.

4.7 Poradce může u jednorázových, mimořádných nebo rozsáhlejších prací požadovat přiměřenou zálohu.

4.8 Odměna je hrazena na základě vystaveného dokladu ve lhůtě splatnosti na něm uvedené, není-li dohodnuto jinak.

4.9 Zvýšená pracnost způsobená opožděným, neúplným nebo neuspořádaným předáním podkladů může být účtována samostatně, pokud přesahuje běžný rozsah spolupráce.

5.1 Poradce odpovídá klientovi za škodu vzniklou v souvislosti s výkonem daňového poradenství za podmínek stanovených právními předpisy. Pro případ této odpovědnosti je profesně pojištěn.

5.2 Odpovědnost poradce se posuzuje s ohledem na skutečný rozsah sjednané služby, informace a podklady, které měl při jejím poskytování k dispozici, a součinnost poskytnutou klientem.

5.4 Zjistí-li poradce, že pokyn klienta je zjevně nesprávný, neúplný nebo může vést k významnému riziku, klienta na tuto skutečnost upozorní.

5.5 Pokud klient i přes upozornění poradce na určitém postupu trvá, poradce neodpovídá za následky v rozsahu, v jakém byly způsobeny takovým pokynem nebo jednáním klienta.

5.6 Zjistí-li klient skutečnost, z níž by mohla vzniknout škoda, oznámí ji poradci bez zbytečného odkladu a poskytne potřebnou součinnost k jejímu odvrácení nebo omezení.

6.1 Běžná komunikace mezi poradcem a klientem probíhá zejména elektronicky, zpravidla e-mailem a prostřednictvím dohodnutých sdílených úložišť nebo jiných elektronických nástrojů.

6.2 Klient udržuje své kontaktní údaje aktuální a zajistí, aby měl přístup ke komunikačním kanálům používaným při spolupráci. Změnu kontaktních údajů nebo osob oprávněných za klienta komunikovat oznámí poradci bez zbytečného odkladu.

6.3 Určí-li klient zaměstnance, člena vedení, účetní nebo jinou osobu jako kontaktní osobu, může s ní poradce komunikovat a předávat jí informace v rozsahu odpovídajícím běžné agendě, není-li poradci oznámeno jiné omezení. Tím není dotčeno oprávnění jednat za klienta v záležitostech, pro které je vyžadováno zvláštní zmocnění nebo jiné oprávnění.

6.4 Má-li poradce pochybnost o původu, obsahu nebo rozsahu významného pokynu, může požádat o jeho potvrzení nebo ověření oprávněnou osobou klienta.

6.5 Je-li pro spolupráci používáno sdílené elektronické úložiště, mohou v něm být ukládány pracovní podklady, účetní a mzdové doklady, výstupy a další dokumenty související se sjednanými službami. Pravidla ochrany osobních údajů a využívání technických poskytovatelů upravuje článek 7 těchto podmínek.

6.6 Elektronické kopie dokumentů jsou pro běžné zpracování standardní formou. Originály listin zůstávají u klienta, pokud jejich předání poradci není pro konkrétní účel potřebné nebo výslovně dohodnuté.

6.7 Vyžaduje-li právní předpis, orgán veřejné moci nebo povaha konkrétního úkonu určitou formu dokumentu, podpisu nebo doručení, použije se tato forma bez ohledu na běžný způsob komunikace mezi klientem a poradcem.

6.8 Výpověď, odmítnutí změny podmínek a jiná sdělení, u nichž je významné zachycení jejich obsahu a odesílatele, se činí v textové podobě a zasílají se na poslední oznámené kontaktní údaje druhé strany.

7.1 Poradce zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozví v souvislosti s poskytováním služeb, v rozsahu stanoveném právními předpisy. Povinnost zachovávat důvěrnost se vztahuje rovněž na zaměstnance, spolupracovníky a další osoby, které se na poskytování služeb oprávněně podílejí.

7.2 Při zpracování osobních údajů může poradce podle povahy konkrétní činnosti vystupovat jako samostatný správce osobních údajů nebo jako zpracovatel, který zpracovává osobní údaje jménem klienta a podle jeho pokynů. Podrobné informace o zpracování osobních údajů poradcem jako správcem jsou uvedeny v Zásadách zpracování osobních údajů.

7.3 Pokud poradce při poskytování sjednaných služeb zpracovává osobní údaje jménem klienta, pověřuje jej klient jejich zpracováním v rozsahu nezbytném pro poskytování těchto služeb. Předmětem zpracování je zejména účetní, mzdová, personální, daňová nebo jiná související agenda svěřená poradci. Zpracování jménem klienta trvá po dobu poskytování příslušné služby; tím není dotčeno případné následné uchování údajů poradcem jako správcem, je-li nezbytné pro splnění právních povinností nebo ochranu oprávněných právních nároků.

7.4 Zpracování může podle povahy agendy zahrnovat zejména převzetí, shromažďování, evidenci, třídění, ukládání, kontrolu, úpravu, vyhledávání, použití, předávání oprávněným příjemcům, archivaci a další operace nezbytné k poskytování sjednaných služeb.

7.5 Zpracovávané osobní údaje se mohou týkat zejména klienta, jeho zaměstnanců, členů orgánů, společníků, zákazníků, dodavatelů, obchodních partnerů a dalších osob, jejichž údaje jsou obsaženy v podkladech předaných klientem. Podle charakteru agendy mohou zahrnovat zejména identifikační, kontaktní, účetní, daňové, platební, pracovněprávní, personální a mzdové údaje a další údaje nezbytné pro konkrétní službu.

7.6 Poradce zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu sjednaných služeb, podle doložených pokynů klienta a v souladu s právními předpisy. Za pokyn klienta se považuje také předání údajů ke zpracování v rámci sjednané agendy a další pokyny vyplývající z průběhu spolupráce.

7.7 Domnívá-li se poradce, že pokyn klienta porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, upozorní na to klienta bez zbytečného odkladu.

7.8 Klient odpovídá za to, že osobní údaje předávané poradci může pro příslušný účel zákonně zpracovávat a předat ke zpracování a že poradci poskytne potřebné informace o případných zvláštních omezeních jejich zpracování.

7.9 Poradce přijímá přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracování a souvisejícím rizikům a zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány povinností mlčenlivosti.

7.10 Poradce poskytne klientovi s přihlédnutím k povaze zpracování přiměřenou součinnost při plnění povinností podle předpisů o ochraně osobních údajů, zejména při vyřizování práv subjektů údajů, řešení případného porušení zabezpečení a dalších povinností souvisejících se zpracováním, pokud se týkají údajů zpracovávaných poradcem jménem klienta.

7.11 Zjistí-li poradce porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných jménem klienta, oznámí tuto skutečnost klientovi bez zbytečného odkladu poté, co se o ní dozví, a poskytne mu dostupné informace potřebné k posouzení a řešení události.

7.12 Poradce poskytne klientovi přiměřené informace potřebné k doložení plnění povinností zpracovatele a v odůvodněném rozsahu umožní ověření jejich plnění. Způsob a termín takového ověření strany předem dohodnou s ohledem na ochranu údajů ostatních klientů a profesní mlčenlivost.

7.13 Klient uděluje poradci obecné povolení zapojit do zpracování další zpracovatele, pokud jsou potřební pro technické nebo organizační zajištění poskytovaných služeb. Může jít zejména o poskytovatele cloudových úložišť, hostingu, kancelářských a komunikačních služeb, účetních a mzdových systémů, dokumentových, automatizačních nebo AI služeb.

7.14 Přehled významných dalších zpracovatelů používaných poradcem je dostupný na stránce Další zpracovatelé.

7.15 O zamýšleném přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele bude klient informován v přiměřeném předstihu tak, aby měl možnost proti této změně vznést námitku. Poradce uloží dalšímu zpracovateli odpovídající povinnosti k ochraně osobních údajů a odpovídá za plnění jeho povinností v rozsahu stanoveném GDPR.

7.16 Vznese-li klient proti zapojení dalšího zpracovatele námitku, poradce s klientem projedná možné řešení. Není-li možné příslušnou službu bez zapojení daného dalšího zpracovatele rozumně poskytovat, mohou strany dotčenou službu nebo spolupráci ukončit.

7.17 Při poskytování služeb mohou být používány cloudové, automatizační a jiné elektronické nástroje. Jejich použití se řídí stejnými požadavky na důvěrnost, ochranu osobních údajů a bezpečnost jako ostatní způsoby zpracování.

7.18 Jako podpůrný pracovní nástroj mohou být využívány také systémy založené na umělé inteligenci, například při třídění a strukturování dokumentů, vytěžování údajů, kontrolách, vyhledávání nesrovnalostí nebo přípravě pracovních návrhů.

7.19 Použitím automatizace nebo umělé inteligence není dotčena odborná odpovědnost poradce. Výstupy, které mohou mít význam pro odborný závěr nebo jiný významný krok v klientské agendě, podléhají lidské kontrole.

7.20 Pokud si klient nepřeje využití systémů umělé inteligence při zpracování své agendy, může tuto skutečnost poradci kdykoli oznámit. Poradce nebude při následném zpracování klientovy agendy systémy umělé inteligence využívat, nebude-li s klientem následně dohodnuto jinak.

7.21 Pokud při využití technického poskytovatele dochází k předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, probíhá takové předávání pouze při splnění podmínek stanovených předpisy o ochraně osobních údajů.

7.22 Podrobnější informace o používání technologií jsou uvedeny na stránce Technologie a AI.

7.23 Po skončení poskytování služby poradce podle volby klienta osobní údaje zpracovávané jeho jménem vrátí nebo vymaže a odstraní jejich existující kopie, pokud právní předpis nevyžaduje jejich další uchování. Tím není dotčeno další zpracování těch údajů, které poradce po skončení spolupráce zpracovává z vlastního právního důvodu jako správce, zejména za účelem plnění právních povinností nebo ochrany právních nároků.

8.1 Poradce je při navázání a v průběhu spolupráce povinen plnit také povinnosti vyplývající z předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

8.2 Klient poskytne poradci údaje, doklady a další součinnost potřebnou pro jeho identifikaci a kontrolu a oznámí bez zbytečného odkladu změny, které mohou být pro plnění těchto povinností významné.

8.3 Pokud nelze splnit zákonnou povinnost identifikace nebo kontroly klienta z důvodu neposkytnutí potřebné součinnosti, může být poradce povinen službu odmítnout, nezahájit nebo v zákonem stanoveném případě spolupráci ukončit.

8.4 Podrobnější informace jsou uvedeny na stránce AML – identifikace a kontrola klienta.

9.1 Jednorázová spolupráce končí splněním sjednaného úkolu, není-li dohodnuto jinak.

9.2 Dlouhodobou spolupráci může kterákoli strana ukončit dohodou nebo výpovědí doručenou druhé straně. Není-li individuálně dohodnuto jinak, činí výpovědní doba 30 dnů ode dne doručení výpovědi.

9.3 Poradce je oprávněn od smlouvy o poskytování daňového poradenství odstoupit v případech stanovených právními předpisy, zejména dojde-li k narušení důvěry mezi poradcem a klientem, neposkytuje-li klient potřebnou součinnost nebo nesloží-li bez závažného důvodu požadovanou přiměřenou zálohu.

9.4 Je-li spolupráce ukončována v době, kdy se blíží zákonný termín nebo je rozpracována významná agenda, strany si poskytnou přiměřenou součinnost k jejímu řádnému dokončení nebo předání. Při odstoupení poradce se další postup řídí rovněž jeho zákonnými povinnostmi, včetně povinnosti učinit po zákonem stanovenou dobu neodkladné úkony, pokud klient neučiní jiné opatření.

9.5 Po skončení spolupráce poradce předá klientovi nebo jím určené osobě podklady a výstupy, které mají být klientovi vráceny nebo předány, a to v přiměřené lhůtě a dohodnutým způsobem. Poradce je oprávněn ponechat si kopie dokumentů v rozsahu potřebném pro splnění právních povinností a ochranu svých oprávněných právních nároků.

9.6 Ukončením spolupráce není dotčena povinnost klienta uhradit odměnu za již provedené práce, práce nezbytné k řádnému ukončení nebo předání agendy a účelně vynaložené náklady.

9.7 Povinnosti, které mají podle své povahy trvat i po skončení spolupráce, zejména povinnost mlčenlivosti, ochrany osobních údajů a vypořádání vzájemných nároků, zůstávají zachovány.

10.1 Je-li klient fyzickou osobou, která při uzavření dohody a využívání služeb nejedná v rámci své podnikatelské činnosti ani samostatného výkonu povolání, použijí se na spolupráci rovněž příslušná ustanovení právních předpisů na ochranu spotřebitele.

10.2 Je-li dohoda se spotřebitelem uzavřena na dálku nebo mimo obchodní prostory poradce, náleží klientovi práva stanovená pro takový způsob uzavření smlouvy, včetně práva odstoupit od smlouvy v zákonné lhůtě, pokud právní předpis nestanoví jinak.

10.3 Požádá-li spotřebitel o zahájení poskytování služby před uplynutím lhůty pro odstoupení od smlouvy, bude služba zahájena po splnění podmínek vyžadovaných právními předpisy. Za již poskytnuté plnění náleží poradci odpovídající část sjednané odměny v případech stanovených právními předpisy.

10.4 Případné námitky nebo reklamace může klient uplatnit přímo u poradce prostřednictvím kontaktních údajů uvedených na tomto webu. Poradce a klient se případný spor pokusí přednostně vyřešit vzájemnou dohodou.

11.1 Aktuální znění těchto podmínek je zveřejněno na adrese rpokorny.cz/podminky/ a je označeno číslem verze a datem účinnosti.

11.2 Pro spolupráci se použije znění podmínek, které se stalo součástí dohody mezi poradcem a klientem, případně jeho pozdější změna provedená způsobem podle tohoto článku.

11.3 U dlouhodobé spolupráce může poradce tyto podmínky v přiměřeném rozsahu změnit, vyžaduje-li to zejména změna právních nebo profesních pravidel, bezpečnostních či technických požadavků nebo způsobu organizace poskytovaných služeb.

11.4 Změna podmínek neslouží k jednostranné změně individuálně sjednané ceny ani podstatného rozsahu služeb.

11.5 O zamýšlené změně poradce klienta informuje e-mailem nebo jiným obvyklým komunikačním způsobem nejméně 60 dnů před její účinností. Oznámení obsahuje odkaz na nové znění podmínek a datum jejich účinnosti.

11.6 Klient může změnu odmítnout a z tohoto důvodu dlouhodobou spolupráci vypovědět. O odmítnutí změny a výpovědi informuje poradce nejpozději do 30 dnů od oznámení změny. Klient může určit, aby spolupráce skončila nejpozději dnem předcházejícím účinnosti nových podmínek. Do skončení spolupráce si strany poskytnou přiměřenou součinnost potřebnou k dokončení nebo předání rozpracované agendy.

11.7 Neodmítne-li klient změnu ve lhůtě podle bodu 11.6, použije se na další spolupráci nové znění podmínek ode dne jeho účinnosti.

11.8 Změny, které nemění práva a povinnosti klienta, zejména opravy zjevných chyb, změny kontaktních údajů nebo technické úpravy odkazů, mohou být provedeny bez postupu podle bodů 11.5 až 11.7.

11.9 Otázky neupravené individuální dohodou ani těmito podmínkami se řídí příslušnými právními předpisy České republiky.